Các bộ phận của một lá thư chính thức chính (có ví dụ)

Các phần của một bức thư chính thức là tiêu đề, nội dung, kết thúc và chữ ký, các phần đóng góp vào một bản trình bày tốt của nhà phát hành và sự hiểu biết về nội dung trên một phần của người nhận cùng.

Giao tiếp bằng lời là sự tương tác giữa người gửi và người nhận hoặc người nhận, trong đó ngôn ngữ nói được sử dụng, thông qua các từ trong một cuộc trò chuyện.

Nó cũng có thể được viết bằng ngôn ngữ, bằng cách viết lên một lá thư. Theo mục đích của bức thư, nó sẽ là chính thức hoặc không chính thức.

Thư chính thức là một loại giao tiếp bằng lời nói, được sử dụng để gửi một thông điệp cụ thể về một chủ đề chuyên nghiệp, nghiên cứu, việc làm, một yêu cầu cho các tổ chức công cộng hoặc tư nhân, vv

Đối với việc viết thư hoặc viết sai, phải sử dụng ngôn ngữ có văn hóa và thân thiện, phải tuân theo một bộ quy tắc lịch sự, như chào hỏi và nói lời tạm biệt một cách lịch sự, ngay cả khi người nhận được biết. Tránh sử dụng các biểu thức phổ biến.

Chính xác, hình thức của những tên lửa này được quan sát bằng cách sử dụng các cụm từ nhất định, còn được gọi là công thức lịch sự.

Các công thức này, bằng cách đưa chúng vào văn bản một cách kết hợp và kịp thời, xác định phong cách của chúng và giúp nhà phát hành đạt được mục đích của thông điệp.

Các phần chính của một bức thư chính thức

Theo loại thư chính thức được trình bày, nó sẽ là phần mở rộng của mỗi phần của nó, tuy nhiên, chúng phải được tạo thành từ các điểm sau:

Tiêu đề

  • Tiêu đề thư: Trình bày dữ liệu của tổ chức phát hành, tên, địa chỉ, điện thoại, e-mail, trang web.
  • Địa điểm và ngày : Trang web, thành phố hoặc thị trấn nơi tổ chức phát hành được đặt và khi được viết, ngày, tháng và năm. Ví dụ: Madrid, ngày 15 tháng 10 năm 2016.
  • Chủ đề: Lý do của bức thư được chỉ định, rõ ràng và ngắn gọn.
  • Tên người nhận : Tên của bức thư được đề cập, với cách xử lý phân cấp, vị trí được giữ trong công ty nếu đó là trường hợp và từ hiện tại, bên dưới. Ví dụ:

Quý ông:

Tổng công ty truyền hình hai.

Hiện tại

Lời chào đầu tiên

Một công thức lịch sự được viết, tạo điều kiện cho việc giới thiệu chủ đề. Ví dụ:

Quý ông (như) quý ông (như), quý ông (như) quý ông (như).

Thân thư

Các ý tưởng có tổ chức được trình bày để giải thích mục đích của giao tiếp, thông qua một số đoạn tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin, với tối đa 5 đến 6 dòng mỗi dòng, liên quan đến từng giai đoạn:

  • Giới thiệu : Mục đích của bức thư được chỉ định.
  • Sự phát triển : Những lý do bắt nguồn từ nó được giải thích và chủ đề chính của bức thư được giải thích chi tiết.

Kết luận

Nó chiếm lại tất cả những gì nêu ra, mục đích của bức thư và các thỏa thuận hoặc các khía cạnh mà nó muốn đến.

Đóng cửa

Đó là lời chia tay của người phát hành. Một đoạn văn ngắn được viết để cảm ơn sự chú ý và cơ hội được cung cấp. Sau đó, nó được hoàn thiện bằng cách đặt một công thức lịch sự. Ví dụ:

Không cần tham khảo thêm, tôi đánh giá cao sự chú ý được đưa ra,

Trân trọng,

Chữ ký

Đó là phiếu tự đánh giá của người gửi thư. Ví dụ: Chúa Giêsu, Perdomo

Đặc điểm của một bức thư chính thức

Mỗi chữ cái có một mục đích cụ thể, tuy nhiên, có một số khía cạnh phổ biến đối với chúng, về định dạng, tổ chức chủ đề, ngôn ngữ, sắp xếp đoạn văn, mở rộng câu, sử dụng dấu hiệu về dấu câu, trong số những người khác, mang lại cho nó phong cách hình thức:

Định dạng

Bạn có thể sử dụng định dạng khối hoặc bán khối.

  • Định dạng khối: Ngày được căn chỉnh với lề phải được đặt, sau đó dữ liệu của người nhận hoặc người nhận, lời chào ban đầu và các đoạn được căn chỉnh với lề trái. Sau đó, cả đóng cửa, lời chào cuối cùng và chữ ký được đặt ở bên phải, phù hợp với ngày.
  • Định dạng trong Semiblock : Ngày nằm ở lề phải, sau đó, dữ liệu của người nhận và lời chào ban đầu được căn chỉnh theo lề trái. Trong dòng đầu tiên của mỗi đoạn, nó để lại một vết lõm và phần còn lại của văn bản được căn lề với lề trái. Cuối cùng, cả đóng cửa, chia tay và chữ ký đều được đặt ở vị trí trung tâm, với các khoảng trắng bổ sung ở bên phải.

Tổ chức chủ đề

Sắp xếp các ý tưởng mạch lạc trong thời gian và không gian, để hiểu rõ về thông điệp.

Ngôn ngữ

Sử dụng các thuật ngữ liên quan đến chủ đề, nếu đó là công việc, theo yêu cầu hoặc thủ tục, với ngôn ngữ có văn hóa, không có lỗi chính tả. Với sự hiện diện của các cụm từ lịch sự và không có từ ngữ xúc phạm hoặc xâm lược. Không viết tắt không chính thức cũng không phải tên.

Cấu trúc của đoạn văn

Trong đoạn đầu tiên, mục đích của bức thư nên được biết đến. Thông tin sơ bộ được cung cấp và sau đó là ý chính

. Trong các đoạn trung tâm, các chi tiết hoặc biện minh hỗ trợ cho các ý chính của bức thư được chỉ ra, cho dù các bài viết về luật, lý thuyết, khái niệm hoặc kinh nghiệm trước đó.

Cuối cùng, nó kết thúc với một kết luận ở trên, nhắc lại mục đích của bức thư, cung cấp một giải pháp khả thi và nói rằng một phản ứng kịp thời được mong đợi.

Gia hạn câu

Điều quan trọng là sử dụng các câu không rộng rãi, nhưng có ý nghĩa hoàn chỉnh.

Sử dụng dấu câu

Đối với việc sử dụng các dấu hiệu này nên cẩn thận, vì chúng giúp đưa ra ngữ điệu và sự gắn kết với các ý tưởng. Sử dụng chúng không đúng cách có thể làm hỏng mục đích của tin nhắn.

Các loại thư chính thức

Nói chung, mọi người phát hành một lá thư chính thức khi họ không thể giao tiếp cá nhân. Tùy thuộc vào mục đích của tin nhắn, chúng có thể được đặt giữa các loại sau:

  • Thư yêu cầu: Nó được ban hành cho mục đích yêu cầu một dịch vụ, tài liệu, ghi chú, giấy phép, tài trợ, hợp tác.
  • Thư cảm ơn: Nó được sử dụng để cảm ơn vì đã nhận được sự ưu ái, một dịch vụ tốt, sự hợp tác hoặc dịch vụ được cung cấp.
  • Thư xin việc: Được sử dụng để trình bày một công ty, một người hoặc một tổ chức và đưa ra các đề nghị, sản phẩm và dịch vụ của họ để đặt hàng.
  • Thư giới thiệu: Chủ yếu được ban hành để làm nổi bật các kỹ năng và khả năng của một người, để thực hiện một hoạt động và có được một công việc; hoặc một kinh nghiệm thanh toán tốt và đề nghị nó chịu trách nhiệm tài chính.
  • Thư yêu cầu: Chủ yếu nhằm vào một tổ chức để phơi bày một vấn đề, một thiệt hại hoặc một tình huống bất thường, giải pháp của họ phụ thuộc vào nó.
  • Thư từ chức : Nó được ban hành bởi một người để thông báo từ chức của mình cho một công việc và giải thích lý do cho quyết định của mình.
  • Thư thông báo : Nó được thực hiện để thông báo về một thủ tục hoặc quản lý mà một người đang làm; hoặc để tham gia vào một sự kiện trong tương lai, một hội nghị, một cuộc họp, một đại hội.