Các phòng ban của một công ty và chức năng của nó

Các phòng ban của một công ty có thể được chia thành các bộ phận thương mại, nhân sự, tài chính và hành chính.

Theo định nghĩa của RAE, một công ty là một thực thể trong đó vốn và lao động được coi là yếu tố sản xuất. Điều này có nghĩa là các yếu tố lao động được sử dụng, như lao động, để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.

Phân loại công ty

Các công ty có thể được phân biệt thành ba lĩnh vực tùy thuộc vào hoạt động kinh tế mà họ phát triển.

Các công ty của khu vực chính là những công ty dành riêng để có được tài nguyên thiên nhiên, đây có thể là nông nghiệp, đánh cá hoặc chăn nuôi. Các công ty thuộc ngành thứ cấp là những người dành riêng cho công nghiệp và xây dựng, nghĩa là lấy nguyên liệu thô thu được từ khu vực chính và biến chúng thành sản phẩm hoàn chỉnh. Và cuối cùng, các công ty trong khu vực đại học là những công ty nhắm đến việc sản xuất dịch vụ.

Vì các công ty là một thực thể pháp lý, họ cũng có thể được phân loại theo hiến pháp của họ. Họ có thể là các công ty riêng lẻ, thuộc về một người, hoặc họ cũng có thể là các công ty. Xã hội là những công ty được hình thành bởi một nhóm người, và trong xã hội, chúng ta có thể tạo ra sự khác biệt dựa trên trách nhiệm của các đối tác của họ.

Các công ty trách nhiệm hữu hạn là những công ty mà các đối tác có trách nhiệm pháp lý hạn chế đối với sự đóng góp.

Trong các công ty TNHH đại chúng, vốn được chia thành cổ phần và các đối tác chịu trách nhiệm về cổ phần họ có. Và cuối cùng, các hợp tác xã, là những xã hội trong đó trách nhiệm là vô hạn trong sự tham gia của các đối tác và các quyết định được đưa ra một cách dân chủ.

Các công ty cũng có thể được phân loại theo kích thước của họ. Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ được coi là doanh nghiệp vừa và nhỏ, tối đa 250 công nhân. Các công ty lớn, là những công ty có hơn 250 công nhân, có một tổ chức đặc trưng để phát triển chức năng kinh tế của họ.

Chúng được chia thành các bộ phận chuyên biệt để tổ chức tốt hơn các nhiệm vụ. Các phòng ban là, thương mại, nhân lực, tài chính và hành chính.

Mặc dù công ty được chia thành các bộ phận nhỏ hơn, nhưng tất cả đều phải làm việc hài hòa và có sự giao tiếp liên ngành tuyệt vời để công ty có thể thành công trong kinh doanh. Nếu các bộ phận không liên lạc với nhau, hoặc làm việc cùng nhau, công ty sẽ bị phân mảnh và khó có thể tồn tại trên thị trường.

Các phòng ban của công ty

Bộ phận thương mại

Bộ phận thương mại của một công ty là một trong những bộ phận quan trọng nhất. Ông chịu trách nhiệm tạo ra các kế hoạch hành động chung, và một kế hoạch trung hạn đến ngắn hạn khác. Kế hoạch tiếp thị được tạo ra phải có chức năng như một hướng dẫn hành động.

Trong nghiên cứu thị trường bộ phận này được thực hiện, những nghiên cứu này là cần thiết để hiểu và phân tích khả năng tồn tại của công ty. Họ nghiên cứu môi trường, ở đây họ coi trọng người tiêu dùng, thói quen mua sắm, thị hiếu, v.v. Và cả các nguồn lực và đối thủ cạnh tranh mà họ có thể phải đối mặt trong thị trường mà họ đang hoạt động.

Thông qua nghiên cứu thị trường, chúng tôi cũng cố gắng tìm các nhà cung cấp có sẵn, để tìm ra nơi cung cấp giá tốt nhất với điều kiện tốt nhất. Điều này được gọi là quản lý cung cấp.

Một chức năng khác của bộ phận thương mại là chăm sóc tiếp thị và khách hàng. Làm thế nào để có được khách hàng mới, quảng bá sản phẩm của công ty và tối đa hóa doanh số.

Ngoài tất cả các chức năng này, bộ phận thương mại chịu trách nhiệm quản lý kho. Quản lý này bao gồm kiểm soát các nguyên liệu thô, thành phẩm, container, vv

Phòng nhân sự

Tùy thuộc vào quy mô của công ty, bộ phận nhân sự có thể được quản lý bởi một vài người, hoặc được chia thành nhiều tập hợp con hơn. Nó có nhiều chức năng khác nhau trong đó việc quản lý một nhóm chuyên dụng là cần thiết.

  • Chức năng công việc

Chức năng này bao gồm việc tổ chức các mẫu công việc, lựa chọn và đào tạo nhân sự. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho nhân viên và các vị trí cần thiết, cung cấp các công việc với một mô tả rõ ràng về hồ sơ cần thiết và thực hiện quá trình lựa chọn nhân viên mới. Một khi các công nhân được chọn là một phần của công ty, họ cũng phải chịu trách nhiệm đào tạo họ. Một nhiệm vụ khác là xử lý các thủ tục sa thải.

  • Chức năng quản lý nhân sự

Sau khi công nhân trở thành một phần của công ty, bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm chính thức hóa các hợp đồng, quản lý bảng lương và bảo hiểm xã hội, quản lý giấy phép nghỉ phép, nghỉ phép, v.v; và thiết lập một chế độ kỷ luật nếu người lao động không tuân thủ các quy tắc của công ty.

Trong chức năng này, cũng có thể bao gồm chức năng của các quan hệ lao động được phát triển trong công ty và làm trung gian trong các trường hợp có vấn đề với người lao động.

  • Chức năng phát triển nguồn nhân lực

Hoạt động đặc trưng này của nguồn nhân lực ngụ ý rằng nó chịu trách nhiệm thiết lập các kế hoạch đào tạo và nghiên cứu tiềm năng của nhân sự. Đó là một nhiệm vụ rất quan trọng đối với công ty, vì sự phát triển tốt về nguồn nhân lực tạo ra động lực lớn hơn trong công nhân, điều này có nghĩa là nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Phòng tài chính

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tất cả các dòng tiền và dòng tiền. Các chức năng cơ bản mà tất cả các bộ phận tài chính phải tuân thủ là: kiểm soát kế toán, quản lý chi phí và lập ngân sách.

Trong kế toán của một công ty, tất cả các chi phí mà công ty đã phản ánh, chúng có thể là chi phí trực tiếp, gián tiếp, cố định, chi phí biến đổi ...

Một khi bạn đã tính toán chi phí, bộ phận tài chính chịu trách nhiệm quản lý chúng. Việc phân tích chi phí xác định xem công ty có lợi nhuận hay mặt khác nếu cần thiết phải thay đổi sản xuất hoặc thậm chí đóng cửa công ty.

Một chức năng quan trọng khác của bộ phận tài chính là tạo ra ngân sách. Ngân sách, trong trường hợp như các tập đoàn, phải được ban giám đốc phê chuẩn. Với việc xây dựng ngân sách, chúng tôi kiểm soát nơi sẽ đầu tư, chi tiêu ở đâu và nó được thiết lập như một kế hoạch tiếp theo cho công ty.

Đối với các công ty lớn được niêm yết trên sàn chứng khoán, bộ phận tài chính của họ là bộ phận quan trọng nhất đối với các cổ đông, vì họ chịu trách nhiệm quyết định những việc cần làm với lợi nhuận của công ty và nếu cổ tức được chia.

Phòng hành chính

Bộ phận hành chính là bộ phận chịu trách nhiệm bao gồm các bộ phận còn lại. Chức năng chính của nó là những người tổ chức, lập kế hoạch, định hướng, phối hợp, kiểm soát và đánh giá.

Tổ chức và lập kế hoạch là một số nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận hành chính. Thông qua những điều này, tất cả các bộ phận giao tiếp với nhau để đạt được một quy trình hài hòa trong công ty với các mục tiêu cần đạt được, và làm thế nào để có được chúng. Điều này đảm bảo rằng mỗi người và bộ phận có vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng.

Thông qua hướng dẫn, các hướng dẫn được đưa ra để thực hiện những gì được tổ chức và lên kế hoạch. Điều quan trọng là chính quyền có những phẩm chất tốt cho sự thành công của công ty.

Địa chỉ phải hợp lý, nghĩa là, các đơn đặt hàng được gửi đến các phòng ban phải khả thi, có tính đến người đó và nếu họ có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các đơn đặt hàng được đưa ra phải đầy đủ và rõ ràng để không dẫn đến nhầm lẫn.

Tất cả điều này được bao gồm trong chức năng phối hợp của bộ phận hành chính. Cần phải hài hòa các hành vi và nỗ lực của tất cả các bộ phận của công ty. Và cuối cùng đánh giá sự phát triển của các hoạt động kinh doanh được thực hiện và tìm kiếm sự cải tiến nếu cần thiết.

Bộ phận hành chính cũng phụ trách thư tín đến công ty. Và duy trì liên lạc với các nhà cung cấp và khách hàng để duy trì mối quan hệ kinh doanh trong môi trường của công ty.

Nó cũng chịu trách nhiệm cho các tập tin của tất cả các tài liệu pháp lý mà công ty có. Việc phân loại và lưu ký, và chịu trách nhiệm xử lý máy tính hoặc vi phim để duy trì chúng trong thời gian chúng hợp lệ.

Khi các công ty lớn, bộ phận hành chính cũng chịu trách nhiệm về ban thư ký và truyền thông. Những nhiệm vụ này có thể được bao gồm trong chức năng phối hợp và tổ chức.

Và một phần của ban thư ký chịu trách nhiệm tạo điều kiện cho mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên, thông qua các cuộc họp, hội nghị, vv, cũng như mối quan hệ với bên ngoài thông qua các cuộc phỏng vấn, họp báo và thông cáo báo chí.